Terakhir Diperbarui: Juli 2026

SYARAT DAN KETENTUAN

1. Ketentuan Umum

Selamat datang di Okepos (atau "OOKEY POS"). Dengan mendaftar, mengunduh, mengakses, atau menggunakan aplikasi kasir dan situs web Okepos, Anda ("Pengguna") menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui untuk tunduk pada Syarat dan Ketentuan ini. Layanan ini dikembangkan, dimiliki, dan dioperasikan secara eksklusif oleh PT Smart Integrasi Pratama. Jika Anda tidak menyetujui ketentuan ini, Anda tidak diperkenankan menggunakan Layanan Kami.

2. Pendaftaran dan Keamanan Akun

1. Pengguna wajib memberikan informasi bisnis dan identitas yang akurat, sah, dan terkini saat melakukan pendaftaran.
2. Pengguna bertanggung jawab penuh atas kerahasiaan kredensial akun (Password login dan PIN Owner).
3. Segala aktivitas operasional yang terjadi di bawah akun Pengguna (termasuk tindakan yang dilakukan oleh kasir, admin, atau staf Pengguna) merupakan tanggung jawab hukum Pengguna sepenuhnya.

3. Skema Paket, Tarif, dan Pembatasan

Okepos menyediakan beberapa paket layanan yang dirancang untuk berbagai skala bisnis. Dengan menggunakan layanan Kami, Anda menyetujui ketentuan berikut:

1. Paket Starter Free (Gratis): Pengguna dapat menggunakan fitur dasar aplikasi secara gratis. Skema ini berlaku khusus dan terbatas untuk usaha dengan omzet maksimal hingga Rp 15.000.000,- (lima belas juta Rupiah) per bulan. Pengguna menyetujui bahwa pada paket ini, seluruh cetakan struk fisik maupun digital akan menampilkan branding logo OOKEY POS / Okepos.
2. Paket Growth & Enterprise (Berbayar): Pengguna yang omzetnya telah melebihi batas maksimal paket gratis, atau yang membutuhkan fitur lanjutan (seperti Manajemen Stok, KDS, Multi-Outlet, dan Payroll), wajib beralih ke paket berbayar. Pengguna dapat memilih skema pembayaran yang fleksibel: Per Transaksi (per nota), Skema Bulanan, atau Skema Tahunan sesuai tarif resmi yang berlaku di situs web Kami.
3. Seluruh biaya langganan yang telah dibayarkan bersifat final dan tidak dapat dikembalikan (non-refundable).

4. Keamanan dan Perlindungan Data

PT Smart Integrasi Pratama berkomitmen menjaga kerahasiaan dan keamanan data operasional bisnis Anda (termasuk data transaksi, data pelanggan, dan data karyawan).

1. Enkripsi Terpusat: Seluruh data yang ditransmisikan di dalam ekosistem Okepos dilindungi oleh teknologi enkripsi ujung-ke-ujung (end-to-end encryption) untuk mencegah peretasan dan kebocoran data.
2. Backup Berlapis: Kami menggunakan infrastruktur cloud dengan sistem backup data berlapis secara berkala. Hal ini memastikan data Anda tetap aman dan dapat dipulihkan kapan saja.
3. Ketentuan lebih lanjut mengenai pelindungan data pribadi (tunduk pada UU PDP) diatur secara terpisah dalam dokumen Kebijakan Privasi.

5. Penggunaan yang Diizinkan dan Dilarang

1. Hak guna (lisensi) yang diberikan kepada Pengguna bersifat non-eksklusif, tidak dapat dipindahtangankan, dan terbatas hanya untuk keperluan operasional bisnis internal Pengguna.
2. Layanan ini hanya boleh digunakan untuk kegiatan bisnis yang sah dan legal di mata hukum Republik Indonesia.
3. Pengguna dilarang keras menggunakan Okepos untuk memproses transaksi barang terlarang, melakukan tindak dipidana pencucian uang, penipuan, atau melakukan modifikasi paksa (reverse engineering) pada sistem perangkat lunak Kami.

6. Fitur Offline Sync dan Ketersediaan Sistem

Okepos dilengkapi dengan teknologi Offline Sync yang memungkinkan aplikasi kasir tetap dapat memproses transaksi meskipun perangkat kehilangan koneksi internet.

1. Pengguna memahami bahwa agar data transaksi offline tersebut dapat masuk ke pelaporan Cloud Admin dan diamankan oleh sistem backup Kami, perangkat Pengguna harus dihubungkan kembali ke jaringan internet yang stabil.
2. Kami tidak bertanggung jawab atas hilangnya data offline jika perangkat keras (hardware) Pengguna rusak sebelum proses sinkronisasi ke cloud berhasil dilakukan.

7. Batasan Tanggung Jawab

1. Layanan disediakan dengan prinsip "sebagaimana adanya" (as is). Meskipun Kami mengupayakan keandalan server dan perlindungan maksimal, PT Smart Integrasi Pratama tidak menjamin aplikasi terbebas dari pemeliharaan sistem atau gangguan jaringan eksternal.
2. Kami tidak bertanggung jawab atas kerugian bisnis, hilangnya pendapatan, atau tuntutan hukum dari pihak ketiga yang diakibatkan oleh kelalaian input mandiri oleh Pengguna (termasuk namun tidak terbatas pada kesalahan pengaturan harga, kesalahan hitung pajak/biaya tambahan, atau kelalaian dalam fitur payroll dan kasbon karyawan).

8. Yurisdiksi dan Layanan Pelanggan

Syarat dan Ketentuan ini tunduk pada dan ditafsirkan berdasarkan hukum Republik Indonesia. Segala perselisihan yang timbul akan diselesaikan secara musyawarah untuk mufakat.

Jika Pengguna membutuhkan bantuan teknis, memiliki pertanyaan terkait tagihan, atau ingin melaporkan kendala pada aplikasi, silakan hubungi Tim Dukungan Pelanggan Kami melalui email resmi di: pos@ookey.id.

KEBIJAKAN PRIVASI

1. Pendahuluan dan Kepatuhan Hukum

OOKEY Integrated System yang dikembangkan, dimiliki, dan dioperasikan oleh PT Smart Integrasi Pratama ("Kami", "OOKEY", atau "Perusahaan") berkomitmen penuh untuk melindungi privasi dan keamanan data pribadi Anda.

Kebijakan Privasi ini disusun secara ketat dengan tunduk pada Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) Republik Indonesia. Dokumen ini menjelaskan bagaimana Kami mengumpulkan, menggunakan, memproses, menyimpan, dan melindungi informasi Anda ("Pengguna") sebagai Subjek Data Pribadi, dengan mengedepankan prinsip transparansi, keamanan, dan kerahasiaan.

Dengan menggunakan layanan dalam ekosistem OOKEY (termasuk EduOne, Okepos / OOKEY POS, Komuna, Smart Parking, dan produk lainnya), Anda menyetujui praktik pemrosesan data yang dijelaskan dalam kebijakan ini.

2. Informasi yang Kami Kumpulkan

Dalam menyediakan layanan, Kami mengumpulkan informasi yang relevan dan terbatas pada tujuan operasional, melalui beberapa cara berikut:

2.1 Informasi yang Anda Berikan Secara Langsung

1. Data Registrasi & Akun: Nama lengkap, alamat email, nomor telepon/WhatsApp, alamat institusi, serta username, kata sandi (terenkripsi), dan role/jabatan pengguna.
2. Informasi Institusi: Nama sekolah/bisnis/organisasi dan jenis institusi.
3. Data Transaksi & Finansial (Khusus Okepos / POS): Riwayat penjualan, data produk/inventaris, informasi pelanggan Anda, transaksi/pembayaran, serta rincian rekening untuk fitur Kas.
4. Data Karyawan (Khusus Okepos Paket Enterprise): Data absensi, pengajuan kasbon, dan payroll karyawan Anda.
5. Komunikasi: Interaksi Anda dengan tim dukungan (support) pelanggan Kami.

2.2 Informasi yang Dikumpulkan Otomatis

1. Data Teknis & Perangkat: Alamat IP, jenis browser, jenis perangkat, sistem operasi, serta log aktivitas sistem and penggunaan aplikasi.
2. Data Lokasi: Digunakan untuk fitur tertentu seperti Smart Parking atau validasi operasional.
3. Pelacakan: Cookies dan teknologi pelacakan serupa.

2.3 Informasi dari Pihak Ketiga

1. Data dari payment gateway untuk proses dan validasi pembayaran.
2. Informasi dari API dan integrasi pihak ketiga yang Anda izinkan.

3. Penggunaan dan Pemrosesan Data

Berdasarkan UU PDP, Kami bertindak sebagai Pengendali Data dan menggunakan informasi yang dikumpulkan secara sah untuk:

1. Menyediakan, mengoperasikan, dan menjamin kelancaran fungsionalitas seluruh layanan OOKEY.
2. Memproses transaksi, pembayaran langganan, dan manajemen kasir.
3. Mengirimkan notifikasi operasional terkait layanan (seperti tagihan, pengumuman, update sistem, serta laporan tutup shift via WhatsApp/Email).
4. Memberikan dukungan pelanggan dan bantuan teknis (technical support).
5. Meningkatkan, mengembangkan, dan melakukan analisis penggunaan untuk optimalisasi layanan.
6. Mematuhi kewajiban hukum, perpajakan, dan regulasi yang berlaku.
7. Mencegah fraud (penipuan) dan aktivitas yang merugikan.

4. Pembagian Informasi

Kami TIDAK menjual data pribadi atau operasional bisnis Anda kepada pihak ketiga. Kami hanya membagikan informasi dalam kondisi yang sangat terbatas berikut:

1. Dengan Persetujuan Anda: Ketika Anda memberikan izin eksplisit.
2. Penyedia Layanan: Mitra terpercaya seperti payment gateway, cloud hosting, dan vendor yang membantu operasional sistem Kami.
3. Kewajiban Hukum: Jika diwajibkan oleh hukum atau proses hukum yang sah dari otoritas berwenang.
4. Perlindungan Hak: Untuk melindungi hak, properti, atau keamanan operasional PT Smart Integrasi Pratama dan pengguna Kami.

5. Keamanan dan Perlindungan Data (Enkripsi & Backup Berlapis)

Kami menerapkan langkah-langkah dan standar keamanan siber tingkat tinggi secara teknis dan organisasi untuk melindungi data Anda. Upaya ini meliputi:

1. Enkripsi Data (SSL/TLS): Seluruh transmisi data antara perangkat Anda dan server Kami dilindungi menggunakan enkripsi ujung-ke-ujung (end-to-end encryption) standar industri.
2. Keamanan Kredensial: Enkripsi password dengan algoritma hash yang aman.
3. Backup Berlapis: Kami menjalankan sistem pencadangan (backup) data berlapis secara berkala di beberapa server cloud terpisah untuk memastikan ketersediaan dan pemulihan data instan jika terjadi gangguan.
4. Otorisasi Ketat: Penggunaan PIN Owner untuk aktivitas sensitif (seperti pembatalan pesanan atau hapus transaksi di Okepos) guna mencegah penyalahgunaan, serta akses terbatas bagi tim internal berdasarkan role dan kebutuhan.
5. Infrastruktur & Audit: Penggunaan firewall, pemantauan (monitoring), audit keamanan sistem rutin, serta pelatihan keamanan untuk tim internal.

Meskipun Kami berupaya maksimal, tidak ada sistem yang 100% aman. Kami mendorong Anda untuk terus menjaga kerahasiaan kata sandi, PIN, dan informasi akun Anda.

6. Hak Subjek Data Pribadi (Hak Anda)

Sesuai dengan UU PDP dan peraturan perlindungan data yang berlaku, Anda memiliki hak penuh atas data pribadi Anda, yang meliputi hak untuk:

1. Akses: Meminta akses dan salinan data pribadi yang Kami simpan tentang Anda.
2. Koreksi: Memperbarui atau memperbaiki data yang tidak akurat.
3. Penghapusan: Meminta penghapusan data Anda (hak untuk dilupakan / right to be forgotten) jika Anda berhenti menggunakan layanan, tunduk pada batasan retensi hukum tertentu.
4. Portabilitas: Menerima data Anda dalam format yang dapat dibaca oleh mesin.
5. Keberatan: Menolak pemrosesan data pribadi untuk tujuan tertentu.
6. Penarikan Persetujuan: Menarik persetujuan penggunaan data kapan saja.

7. Penyimpanan dan Retensi Data

Kami menyimpan data pribadi Anda selama akun Anda aktif atau sepanjang diperlukan untuk menyediakan layanan. Data akan disimpan lebih lama jika diperlukan untuk:

1. Mematuhi kewajiban hukum dan perpajakan.
2. Menyelesaikan sengketa.
3. Menegakkan perjanjian Kami.

Setelah periode retensi berakhir, data akan dihapus secara aman atau dianonimkan.

8. Cookies dan Teknologi Pelacakan

Kami menggunakan cookies dan teknologi serupa untuk meningkatkan pengalaman Anda. Cookies membantu Kami mengingat preferensi Anda, memahami penggunaan layanan, meningkatkan keamanan, dan menganalisis performa sistem. Anda dapat mengatur browser untuk menolak cookies, namun beberapa fitur mungkin tidak berfungsi secara optimal.

9. Privasi Anak-anak (Khusus OOKEY EduOne)

Untuk produk OOKEY EduOne yang melibatkan data siswa, Kami memproses data atas instruksi dan dengan persetujuan dari institusi pendidikan (sekolah/yayasan) sebagai Pengendali Data. Institusi pendidikan bertanggung jawab penuh secara hukum untuk mendapatkan persetujuan dari orang tua/wali untuk siswa di bawah umur sesuai regulasi yang berlaku.

10. Perubahan Kebijakan Privasi

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Perubahan material akan Kami informasikan melalui email atau notifikasi di platform. Tanggal "Terakhir Diperbarui" di bagian atas dokumen ini menunjukkan versi terbaru. Penggunaan layanan secara berkelanjutan setelah perubahan diterbitkan berarti Anda menerima kebijakan yang diperbarui.

11. Hubungi Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan, kekhawatiran, keluhan, atau ingin menggunakan hak Anda terkait pelindungan data pribadi dan praktik data Kami, silakan hubungi tim kami atau Data Protection Officer (DPO) melalui:

1. Layanan OOKEY Umum: hello@ookey.id
2. Layanan Khusus Okepos / POS: pos@ookey.id
3. Perusahaan Utama: PT Smart Integrasi Pratama